【時間管理】告別拖延症，如何用時間管理工具實現高效的數位遊牧生活

Hi! 親愛的吉莉朋友，今天好嗎？你也開始數位遊牧的生活或體驗了嗎？當我們選擇數位遊牧生活，想要追求自由的同時，你是否也感到「自由與拖延的拉鋸戰」特別頻繁呢？吉莉想跟你分享我在數位遊牧生活中學到的一個關鍵技巧——時間管理。

文章目錄

為什麼時間管理是數位遊牧者的秘密武器？

沒有目標產生的焦慮

事情愈堆愈多，每個都看起來優先權重很高，結果愈想愈焦慮，心理愈來愈亂，然後就乾脆眼不見為淨，突然心中冒出一個聲音告訴自己：「天哪！明天再弄好了！」

於是我們的大腦，選擇順從了這個聲音。暫時逃避了今天，結果明天來臨，同樣要面對的事情，卻因為錯過昨天的執行，進度被拖延的愈來愈緊迫，接著不變的卻是焦慮感帶來的倍增壓力，而這時候又有可能會再冒出更大魔王的聲音：「唉！我看來不及了，乾脆放棄吧！」

放棄會改變一切嗎？

可愛的大腦動用了節省能量的生存策略，讓我們在面臨壓力下，選擇了逃跑的反應機制。但是當我們習慣於碰到壓力就放棄，久而久之，真的面對很多需要花時間去經營的事情，通常需要經過一段枯燥乏味的過程，就變得無法堅持下去，於是剛開始很有熱情的事情，只是稍微投入就結束了。

但這不代表你已經身心俱疲的狀況下，還要強迫自己去承擔壓力做事。而這種情況，最佳選擇，就是順從你的大腦，趕快去休息，或做一些放鬆的事情，不要硬撐。因為硬撐，只會堆積你的壓力，讓心理更內耗，然後直接放棄。

拆解任務順序：建立小達標

吉莉以前在工作經驗中學到的經驗就是將手中的任務，先不急著做，要學會「拆解」，並訂立「執行順序」，從顆粒度小、難度低的任務先著手。因為當完成以後，所獲得的小成就感會很激勵自己，也就會自然而然地形成繼續往其他任務前進的動力。

從混亂到有序：吉莉常用的時間管理工具

紙本筆記本

這是從學生時代就一直延伸到現在的習慣。即便現在是數位的時代，但紙本的工具還是有它存在的必要。有時候隨身帶著小小的一本筆記本，或是桌上擺著一本，有想法時，隨性的書寫筆記或是塗鴉，會有一種莫名的療癒感。

桌曆

吉莉很喜歡用桌曆來管理每個月生活與工作的行程。擺放在桌面上，一目瞭然，還可以即時書寫。可愛精美的桌曆放在桌上，增添書桌的裝飾感。2025年即將來臨，吉莉設計了一款月曆，提供在右側欄位(手機模式，月曆在本文下方)讓大家免費下載喔！一起來計劃你的2025年數位遊牧生活吧！

手機鬧鐘

絕對沒有睡到自然醒！雖然是自由工作，但吉莉會在手機設定時間，比照以往工作時間的作息，讓自己的生活維持一定的規律。但也因為是自由工作，是自主管理，因此我也會衡量當天的生理或心理狀況，彈性微調行程配置。

數位日誌

每天晚上睡前，吉莉會習慣用手機的日誌APP每天的工作進度與生活。有時候可能一天結束後，思緒很龐雜，經過梳理以後，突然想法就打開了。每天記錄日誌已經變成吉莉的儀式感。即便某天漏寫了，也會立刻在隔天把它記錄起來。吉莉也會固定一週回看日誌。

日誌內容架構

項目	內容
開始紀錄日誌	第n天
起床時間	例如：早上7:00
身心狀況	例如：精神不錯，身體健康，輕微疲勞
今日工作進度	例如：完成了文章撰寫，編輯了設計圖，回覆了郵件
明天行程	例如：上午開會，下午做SEO優化，晚上寫文章
反思	例如：今天有些拖延，明天需要提升效率

Trello

Trello 是一個看板工具，幫助追蹤進度，適合多項任務管理。吉莉為家人量身打造的語言學習課程，就用Trello做進度管理。

Miro

很適合做年度大方向的規劃與流程上的腦力激盪時，特別是需要團隊協作。介面簡潔，版面可以無限放大，結合便利貼與拖曳的編輯工具。

Notion

適合複雜項目的筆記、文檔整合與目標追蹤。除了Trello之外，吉莉也會搭配Notion做進度排程上的管理。免費版支援的功能：設定任務權重、任務時間軸與進度百分比、基礎數據量化任務並自動歸類任務進度⋯⋯等。

以下是Notion、Trello、Miro的比較

功能比較	Notion	Trello	Miro	勝出
量化與自動化能力	提供篩選、排序、自動化功能，支持多樣化資料庫操作，免費版已相當強大。	基本功能完善，但進階自動化需付費 (使用Power-Ups)。	提供基礎自動化功能，但專注於視覺化協作，量化功能不突出。	🏆 Notion
使用者介面直觀性	功能強大，但介面對新手較複雜，需要學習時間。	簡單易懂，操作直觀，非常適合剛接觸專案管理的使用者。	視覺化拖放操作簡單直觀，適合需要圖像化思考的新手。	🏆 Miro
免費版功能豐富度	免費版已支持多種功能，無需升級即可滿足多數需求。	免費版功能完整，但進階功能（如自動化）限制較多。	免費版支持基礎白板功能，但高級模板與使用者數量有部分限制。	🏆 Notion
多平台同步與整合性	支援整合多種工具與應用，靈活性高。	專注於專案管理，整合性略少於Notion。	支援與設計工具、專案管理工具等整合，協作能力出色。	🏆 Miro
學習曲線	功能豐富，但需要學習時間才能充分發揮其潛力。	介面簡潔，幾乎不需要額外學習，馬上上手。	拖放式操作簡單，但進階模板與功能需要適應與探索。	🏆 Trello
視覺化協作能力	支援圖表與筆記結合，但視覺化能力非其強項。	提供基礎看板視覺化，功能單一。	提供無限白板與靈活繪圖功能，視覺化協作是主要強項。	🏆 Miro

總結

Notion 適合需要數據管理、自動化操作和強大整合能力的使用者。
Trello 是入門級工具，適合快速上手且偏重基本專案管理需求的用戶。
Miro 適合需要視覺化思考、協作和圖像化專案的團隊或個人。

把大腦從繁瑣任務中解放出來：如何有效規劃每一天

我們的壓力從哪裡來？其實很多時候，是腦袋裡的暫存空間已經到了上限。但我們卻還是很習慣性地往裡面塞東西，即便腦袋的記憶體已經拉警報。所以我們才會開始感到焦慮、緊張。

找人分擔，不如找對工具

心理

除了寫日誌之外，使用生成式AI工具，如：chatGPT，也可以很有效的提供一些想法上的建議，幫助你釐清一些困惑。

工作

善用紙本工具或是數位流程管控工具，如：Trello、Miro、Notion。就是在協助自己將抽象的時間，具象化的系統性管理。

確定自己在忙什麼嗎？

吉莉在過去的工作經驗中，深刻體會到善用系統化管理工作進度的工作環境與完全沒有在管控進度的工作環境的差異。而且這跟使用的工具，或是有沒有使用SCRUM都不是根本因素。

關鍵在於團隊或是工作者本身對於任務的認知與主動積極程度

任務是什麼？
如何開始規劃流程與目標？
時程進度管理？
需要哪些資源？

養成系統性規劃習慣：學生到工作者的成長故事

教育環境的影響

台灣的教育體系與環境，一直以來都是很多學生的夢靨，特別是填鴨式的教學方式與服從權威的體制，從學生延伸到職場社會，這些觀念於是根深蒂固的深植在大家心裡，然後教改一直改，卻也沒有產生什麼太大的幫助。

真的有所謂的框框嗎？

部分家庭很努力的把孩子送到歐美求學，但海歸派歸國後，卻又會產生對本土社會與職場的適應不良。其實這就跟辭職以後的生活一樣，以為自己脫離了一個體制窠臼，但其實真的是這樣嗎？因為事實是，環境很難改變，能改變的只有自己。

從體制裡學到了什麼：缺點成為優點

規律的時間與休息時間安排

以前總覺得聽到學校鐘聲，或是要出門去準時上班很痛苦，但這一切卻訓練出一種自然的規律性，養成吉莉習慣性地會用手機設定鬧鐘作每天時程上規律的安排：早起時間、每天的開工時間、休息、工作結束時間。這些時間的斷點，就像是開關，在提醒大腦什麼時候要做一個階段性的總結。

課表延伸成工作與學習安排管理

學生時期的想法：「奇怪誒！學校為逼我們學這些知識，以後用得到嗎？」但直到成為工作者後，反而會珍惜那些能夠專心學習的日子。突然領悟到，那些課表安排的用意。學生時期覺得是折磨，但現在卻體會到那是訓練系統化思考的起手式。

吉莉除了安排工作進度，也會利用時間閱讀、學習其他知識與技術。而且這個時候，學生時代的課表安排就派上用場了。每天將不同的技術或書籍，交叉學習，而不是很僵化的只固定學習一門技術或是閱讀一本書，而是跨領域的吸收不同知識，這反而會激發出不少想法與靈感。

持續優化與反省：怎樣讓時間管理成為長期的好習慣

讓好工具幫你戒掉找理由

紙本工具，其實有時候會因為忘記，可能就沒有帶在身邊。而數位工具，如：手機日誌APP、Trello、Miro、Notion都有提供電腦與手機APP的版本，而現在大家幾乎人手一機的使用習慣，下載這些數位時間管理工具，就非常方便。省去了出門的負擔，又做到即時的管理每天行程與進度的效率。

成為自己的專案管理師

嘗試先從如何管理自己的生活與規劃生涯目標當作一個專案管理的起點，並且善用時間管理工具讓自己的效率提升。

實踐你的時間管理法則：一步步實現更自由的生活與工作

想法再多，如果只是放在腦袋裡面，最後就很容易變成夢想而已。如果想法可以被實踐，那就會變成是成就。

所以就是要把這些想法用文字、圖像、數字等等方式把他具體的紀錄下來。

累積小成就感的力量

即便你只是想整理一下自己的書桌，也把它寫出來，然後告訴自己就在這個特定的時間與日期裡，沒有理由的立刻馬上專心去做。

當你看到書桌變得整齊乾淨時，心情真的都會突然莫名的閃亮起來。

別忘了鼓勵自己

這時候，一定不要忘記鼓勵自己一下：「很棒喔！完成一件事情了！」我們其實每個人心中都有一個孩子，他並不會因為我們長大了，懂事了，他就不見了。他一直都在，只是我們的生活與壓力讓我們忘記他了，我們變得會偽裝自己，要像一個「成熟的大人」，要能在這個競爭的社會裡生存。於是我們常常會陷入比較的漩渦裡，讓自己產生自我懷疑，覺得自己總是不夠好，變得沒有自信。所以請大方稱讚自己吧！只要願意去跨出任何一步做改變，就是一件很勇敢的事情，你是最棒的！

做自己的老闆！

要能獨立工作、獨立生活，要先有個獨立的心。體制內的模式依靠的是集體約束力，但自由工作要靠的是你自己。從時間管理來認識自己，是不是適合數位遊牧的生活，把自己當作一個微型企業在經營，結合自己一路上的經驗，發揮創意為自己安排一下未來。

可愛的讀者，
有沒有其他想法呢？
都歡迎留言與吉莉討論喔！