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【Google PM 證照 #3】Project Planning: Putting It All Together：用系統化計畫管理打造清晰的網站改版藍圖
Hi！我是吉莉。
你最近是不是也正經歷這些狀況：
- 想重新設計網站，但不知道從哪裡開始？
- 要做專案計畫時，文件散落到處都是？
- 與合作夥伴溝通時，常常資訊不同步？
- 明明花了時間規劃，但最後還是 delay？
你可能也會冒出那句熟悉的 OS：
「嗯…這樣真的安全嗎？我做的規劃到底對不對？」
以前我的文章多半記錄學習心得；但現在，因為我正在協助小店家、創作者與個人品牌做
網站改版 × 數據整合 × 輕量自動化，我更清楚：
規劃不是文件，而是避免專案爆炸的「安全網」。
所以這篇文章，我會用「數位整合夥伴 × 實際使用者」的角度，重新拆解 Google PM 課程
Project Planning: Putting It All Together，
讓你把網站專案變得清晰、可控、可執行。
本篇文章會幫你搞定這四件事：
- 如何用風險管理讓網站改版不再混亂
- 如何建立網站改版的預算與 Baseline
- 如何在採購工具與服務時做出最理性選擇
- 用有效溝通讓專案團隊少踩坑、進度不卡關
一、風險管理：網站改版最需要先做的不是設計，而是「辨識風險」
課程中教的 5 步驟風險管理，其實超適合應用在網站改版流程裡。
風險管理五步驟（網站改版版）：
- Identify – 列出所有可能出錯的項目
例：主機速度不足、舊外掛不相容、設計檔版本分散、SEO 結構被破壞… - Analyze – 評估「機率 × 影響程度」
比方說：Elementor 舊版衝突 → 高機率 × 高影響。 - Evaluate – 排優先順序
把「高機率＋高影響」的風險先處理，不要想到什麼做什麼。 - Treat – 提前準備解法
- 建 staging site
- 做 full backup
- 更新所有外掛與 theme
- 重新整理資訊架構（IA）
- Monitor – 專案期間持續追蹤
建議用 Notion / Jira 做一份「風險清單」，每週掃一次。
很多人會覺得做風險管理很悲觀，但其實剛好相反：
風險管理不是詛咒自己會出事，而是讓「出事的時候，你還有退路」。
二、預算管理：建立網站改版的 Baseline Budget
網站改版會牽涉多種成本，最常見的可以分成兩大類：
直接成本（一定會花的）
- 💻 主機 / 佈景主題 / 外掛
- 🎨 設計、插畫素材
- 🔧 技術工時
- ⏰ 投入製作時間
間接成本（容易被忽略）
- 💡 備份與安全性維護
- 📚 學習與調整時間
- 📁 SEO 結構重建
- 🕰️ 修正需求的往返時間
接著，用課程裡的觀念，幫自己建立一個「Baseline Budget」。
建立你的 Baseline（課程重點實作化）
| project | 內容示例 |
|---|---|
| 列出所有支出 | 主機費用、佈景主題、Figma、SEO 工具、人工時數 |
| 加入緩衝 | 每項 +10%-15%（網站改版需求常常邊做邊長大） |
| 建立追蹤頻率 | 每週檢視「原計畫 vs 實際支出」 |
| 時間 Baseline | 排任務 → 加緩衝 → 設定 Milestone |
吉莉的小備忘：
時間是麵糰，錢是酵母。
麵糰先揉對方向，酵母才有用。
三、採購管理：選工具不是比價格，而是比「TCO」
TCO = Total Cost of Ownership（總擁有成本），
這是 Project Planning 裡我覺得對網站改版最實用的一個概念。
在網站相關採購上，最常見的決策有：
- 要選哪一個主機？
- 要不要買付費佈景主題？
- 外掛要用免費版還是直接上 Pro？
如果只看「單價」，很容易買到便宜但很難用、或是維護成本超高的工具。
以下表格幫你快速看差異
| 採購項目 | 錯誤策略（常見） | 正確策略（TCO） |
|---|---|---|
| 主機 | 只看年費最便宜的方案 | 評估速度、穩定性、客服能力、備份機制 |
| Set theme | 看到漂亮 Demo 就買 | 比較維護頻率、開發者活躍度、相容性 |
| 外掛 | 大量安裝免費外掛 | 少量、穩定、定期更新的專業外掛才是長期成本最低 |
吉莉採購 3 步驟：
- 需求寫清楚：先釐清你到底需要什麼功能。
- 比較的是 TCO，而不是誰特價：把學習成本、維護成本都算進去。
- 維繫合作關係：跟主機商、工具商建立好溝通管道，出狀況時不用自己單打獨鬥。
四、有效溝通：能少問一次，就省一輪時間
課程裡的一句話我很喜歡：
Clear, Honest, Relevant, Frequent.
我把它翻成吉莉版白話：
Focus, tell the truth, focus, and don't lose contact.
在網站專案中，你可以用「三層式資訊管理」來讓溝通更順：
- Give your own brain.
- 手機日誌、卡關紀錄、隔天要做什麼的小備忘。
- 給專案看的節奏版
- Notion / Jira 看板：待辦｜進行｜完成＋簡單的時間軸。
- 給合作夥伴的完整背景
- Email / Ticket：說明背景、發生時間、錯誤訊息、你已試過的步驟、你想要的結果。
重點不是「秒回」，而是「一次給足資訊」。
資訊包得越完整，對方越能一次幫你真正解決問題。
五、課程彩蛋：求職與專案作品集的呈現技巧
Project Planning 課程最後，有一小段在講：「怎麼把你做過的專案變成可以說服別人的履歷」。我覺得對自由工作者和想轉職的人都很實用。
三個可以直接拿來用的重點：
- 技能先插旗
在履歷上直接寫出：Risk Register、RACI、TCO、Baseline…
讓看到的人知道你不只是「做過專案」，而是真的有專案語言。 - ONE SENTENCE STAR
例如：
「完成 35 項任務 → 比排程提前 4 週上線 → 成本省 10%」
一句話就交代完：你做了什麼、怎麼做、結果是什麼。 - Side Project 也是戰力
你自己的網站改版、GA4 儀表板、內容調整流程，其實全部都可以寫進作品集。
尤其是當你能說清楚：「為什麼這樣設計」、「改版前後差在哪裡」，那就是很強的說服力。
網站不是作品集旁邊的附屬品，它本身就是你最好的專案展示。
常見問題FAQ｜Project Planning
Q1｜網站改版前真的需要做完整的專案計畫嗎？
需要，而且越小型的團隊越需要。沒有計畫的網站改版，最容易出現進度 delay、外掛衝突、內容架構反覆重做等問題。Google PM 的 Project Planning 課程強調：專案計畫不是文件，而是讓所有人對準同一個方向的工具。
Q2｜我是一人工作室，風險管理是不是太正式？
風險管理不是企業專用。一人團隊反而更需要「預先找出可能爆炸的點」。例如：主機速度不足、舊外掛衝突、內容搬運失敗等。用一張 Notion 表格就能完成風險清單，絕對值得。
Q3｜網站改版的預算（Baseline）要怎麼抓？
建議分為三項：直接成本（工具／外掛）＋ 間接成本（時間）＋ 緩衝（10%-15%）。Baseline 的目的不是要你精算每一元，而是讓你對整體支出「有掌控」。
Q4｜採購 WordPress 工具時，怎麼評估是否值得？
不要只看價格，要看 TCO（總擁有成本）。例如：外掛是否穩定、有無支援度、更新頻率、是否影響速度。便宜但不穩定的工具 → 長期會花更多時間成本。
Q5｜網站專案溝通怎麼做才有效？
關鍵不是「快回覆」，而是一次給全資訊。建議使用 MUU（Minimum Understandable Unit）：背景、時間、錯誤訊息、已嘗試步驟、想要的結果。這能大幅減少往返次數。
吉莉結語｜網站改版不是災難，而是建立系統的開始
做網站最怕的不是「做錯」，
而是邊做邊亂、邊做邊改、邊做邊爆。
Project Planning 給我的最大提醒是：
專案的清晰度 = 成果的穩定度。
最後用三個心態小轉彎，送給正在改版的你：
- 風險管理不是悲觀，而是負責任
- 預算不是限制，而是讓你知道自己能怎麼「有意識地花錢」
- 溝通不是快，而是一次到位、減少來回
如果你正準備改版網站，
或是已經改到有點崩潰，
也可以把這篇文章當成一份小小的 Project Planning 備忘錄。
有需要一起看專案藍圖、一起拆任務的時候，
歡迎來找我聊聊。
Extended reading：
From "perfect plan" to pragmatic advancement! One-person team's project start-up and adjustment mentality: Study notes for Google PM license "Project Initiation: Starting a Successful Project"
從“交差作業”到靈活創作！用專案管理思維提高效率： Google PM 證照「Foundations of Project Management」的學習之旅
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